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Right Inbox はただの予約送信アプリではない!

ビジネス ライフハック アプリ Gmail

Right Inbox for Gmail(RIG) を有料課金して使い始めて1ヶ月くらいたつので、RIGについて思ったことを書き留めておく。

ただの予約送信アプリではない!

RIGは、「予約送信できるアプリ」と紹介されている。が、それはRIGの1機能でしかなく、このアプリの本質ではない。では、RIGの本質は何か? それはアプリの名前にもなっているように「すっきりとした(Right)受信トレイ(Inbox)」を実現するためのアプリである。これがわかっていると、RIGの機能の1つ1つの意味が腑に落ちてくる。

3つの機能

(1)Send Later

これはRIGの代名詞となっている<予約送信機能>

(2)Remind me

これは、少しわかりづらいのだが、ある特定のメールを、特定の時間に「お知らせ」してくれる機能。

(3)Recurring

これは定期的に送るメールを設定しておき、自動で送ってくれる機能。ちなみに、この機能は、私はまだ使っていない。

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前提となるGmailの使い方

ちなみに、これらの機能を個々に理解したり使いこなす前に、前提となっているGmailの使い方がある。

  1. スレッド機能を有効にしていること
  2. 処理済みのメールはアーカイブすること=受信トレイ(Inbox)にメールを溜めないこと

 

"スレッド機能を有効にしていること"について

1. のスレッド機能だが、おそらく日本では不評?なのかもしれないが、Googleはスレッドで使うことを基本と考えているはずだ(初期のGmailでは、スレッド機能をオフにすることができなかった)。なので、RIGもスレッド機能を前提としている。だから、Remind me 機能のオプションに「Return to inbox」や「Put it on top of the inbox」があり、それらが特定のemailではなくthe conversation(スレッドで表示されるメールのやりとりのかたまり)を対象としている。

"処理済みのメールはアーカイブすること"について

この運用のしかたは、一種のタスク管理法でもある。メール=タスクである場合がほとんど。だから、受信トレイにあるメール=未処理タスクという運用をしている人も多いはずだ。逆に言えば、受信トレイにメールがない状態=タスクがない状態でもある(そんなことはまずないだろうがw)。
これを前提として考えるとRemind me機能に「Archive this conversation until reminded(リマインドされる時まで、メールをアーカイブに移しておく)」というオプションがあることも理解できる。このオプションは、とりあえず今は処理できないけど、しばらくは取り掛からなくてもいいメール(タスク)を一旦アーカイブして受信トレイから見えなくする。そうすることで、受信トレイがすっきりする(つまり、いまやるべきタスクだけが受信トレイに残り、頭も整理できる)。

私は、(2)Remind meの機能が最初よく飲み込めなかったのだが(単に相手からの返信がない際にお知らせしてくれる機能かと思っていた)、この1.と2.の運用方法を前提として考えることで、個々のオプションの意味が理解できるようになった。

つまり、Gmailをタスク管理の母艦とする

http://www.rightinbox.com/support に「to keep your inbox clean(受信トレイをすっきりさせておく)」とあるように、それがRIGの本質なのだ。つまり、Gmailをタスク管理の母艦として使用している多くのユーザーのために、よりメール(タスク)を整理しやすくしてくれるアプリなのだ。

  • そのメール(タスク)が必要がないときは、(必要になるまで)見えなくする。
  • 返信がこないかもしれないというタスクを減らす。
  • 定期的に発生するタスクを自動化する。

<予約送信>という機能も、「いますぐは出せないけど、出すのを忘れるのも困る」というタスクを減らしてくれる1機能と捉えることができる。 

※以上は、拙い英語力の私が、http://www.rightinbox.com/support を読んで気づいたことをまとめたものです。間違いやとんちんかんな内容であっても責任を持てませんので、その点をご了承ください。

新機能【Split View】Office2011は未対応

Apple アプリ ビジネス

OS X El Capitan にアップグレード。個人的には便利な新機能が増えた印象。

Split View は作業効率が上がりそう。さっそく試した。Sfari、Chromeでは問題なし。よく使うOffice2011で試したら、あれ?できない。

…未対応のようです。2016からかな?

ちなみに、似たような機能を持つアプリ「Magnet」というのを使っています。

まあこれでも十分です。いまのところ。

Magnet マグネット

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  • 仕事効率化
  • ¥600

 

グーグルに学んで、何か得るものがありましたか?

ビジネス 経営者・企業 TIPS for small company

世界最高の職場を設計した男 

 グーグルの人事トップが、採用、育成、評価のすべてを書いた

 電車の中吊りを見て「そういえば買ってたな、この本」と思い出した。

『WORK RULES ワーク・ルールズ』という本。

で、とてつもない徒労感に襲われた。

グーグルの人事を学んで何か得るものはあるのだろうか?

そもそも世界有数の人材が集まるグーグルと日本の中小企業、それも10人以下の小さな会社という超零細企業。組織も人材も違いすぎる。

アマゾンやらグーグルやら、日本ならユニクロあたりの企業本を読んでも、土台の人材の質が違いすぎて話にならない。例えるなら、こっちはリアカーで商売しているのに、ジャンボジェットについて学ぶようなものだろうか。

本を読む前に「課題」を明確にする

たくさん本を捨てたこともあって(そのほとんどは読んでいない…)、本をむやみに買うのはやめようと思った。

少なくとも、明確な課題・疑問があって「それ」を解決するためという目的なく本を読むのはやめようと思った。

例えば、この「ワーク・ルールズ」。
目次さえまだ見ていないが、わたしに何か有益な情報を与えてくれるだろうか? 芸能人のお宅訪問でワインセラーやシャンデリアを見終わったあとのような、「はぁ、すてき」「でも、わたしには関係ない」という気分にならないだろうか?

10人以下の小さな会社の課題(例えば人材)は明確

・そもそも応募が少ない
・あっても、他の企業に落ちたような「ワケあり」人材
・万が一、入社しても「あれ?なんかこの人違う…」
・すぐ休む、すぐやめる
就業規則や人事評価を整備しようにも、ノウハウもお金も時間もない…

そんなところだろうか。

そもそも「@←半角」と「@←全角」の違いに気づかず、「メールが届かない」と言うレベルの人材を使っていかなければならないのだ。

評価面談をすれば、同僚に対する不満や愚痴を聞くのが仕事になるのが、小さな会社の社長の仕事なのだ。

そもそも「切れないハサミ」で紙を切るようなこと

反感を招きそうで、書くのも怖いのだが、おそらく「ワーク・ルールズ」は「ハサミの上手な使い方」の本だと思う。それも「よく切れるハサミ」のさらなる有益な使い方。一方、小さな会社は「このハサミ切れなくない?」というハサミでどうやって紙を切っていくのか、という葛藤の日々なのだ。

ハサミとはもちろん人材のことだ。

そういう経験を日々していると、ロボットやらパソコンに仕事を任せたくなる気持ちもわかる。大企業の仕事がそうであるように、仕事を細分化し、個々人の裁量を減らし、「言われたとおり、これだけやっといて!」という歯車のような仕事の仕組みにしたくなるのもわかる。

それに「何も考えなくていい仕事の方がラク」という人間もいるから、それはそれでいいのかもしれない。 

 

ワーク・ルールズ!―君の生き方とリーダーシップを変える

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今や多数派“ワケあり社員”が戦力化するすごい仕組み

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「めんどくさい」を分解するヒント:アクション数

整理術 ライフハック ビジネス

片付けもそうだし、仕事でもそうだが、結局めんどくさいと続かない。
めんどくさい理由は、「アクション数」が多いからだ。

アクション数について書こうかと思ったが、すでにわかりやすいサイトがある。
リンクを以下に貼る。

アクション数を減らしなさい

このアクション数を減らすことが、物事を継続し習慣化することのキモである。

いま「結局、Gmailが一番タスク管理に向いている」と考えているが、そう思うようになったのも、このアクション数の考えが元にある。

結局、Gmailが一番タスク管理に向いているについては、後日、ブログに書くつもりだ。

売り場がすべて

ビジネス テレビ 経営者・企業 ビジネスにおいて一番大事なこと

録画していたNHK「プロフェッショナル」の増田宗昭さんの特集を見た。
TSUTAYAの社長さんだ。

「新発売」かどうかわからないCD

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番組の中で、代官山TSUTAYAを訪れた増田社長は、新発売のCDを見て「新発売ってどこでわかるの?」と突っ込んでいた。増田社長は、「うるさい客」をやっているわけだ。

増田社長は番組の冒頭でTシャツ、ジーパンのラフな格好の理由を聞かれ「お客さまの気持ち」になるため、と言っていた。客がクレームにしない、声に出さない不満を出して上げているわけだ。

売り場がすべてなんだよ

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TSUTAYAグループは、2000億円規模らしい。2000億円規模の会社の社長が店舗の新発売のCDが「新発売」とわからないことにまで注意を向けなければならないのだ。

「そんなことまで?」と思うかもしれない。
だが、それは「そんなこと」ではなく、めちゃくちゃ大事なことなのだと思う。

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だって、本社の会議室など、お客さまは興味ない。売り場に行って、そこが快適か、親切か、楽しいか、それしか興味がない。当たり前だろう。自分が客のときは、そう思ってるはずだ。

お客さまには関係ないのだ。商品、価格、売り場、その見えているものすべてしか。

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言い訳はどうでもいいから、商品・売り場・価格がすべて

商品企画などのとき、よく思うことがある。会議や自社の都合で「できない」となると、関係者は「できないんだよなぁ」で終わる。

で、その商品が売れなかったり、お客さまから意見や改善案がくると「でも、〇〇の理由でできないんだよ(素人にはわからんだろうが、的なニュアンス)」と裏側で言い訳する。

自分もそういうことを言ってしまうがゆえに、チクリと心が痛む。

お客さまにとって会社や取引先の都合なんて「関係ないじゃん」
お客さまに見えているもの=商品、売り場(売り方)、価格
しか、お客さまには関係ないのだ。

だから、「それ」にすべてを結実させなければならない。

 

TSUTAYAの謎

TSUTAYAの謎